Tijdens de coronacrisis werkt een groot deel van alle werknemers voornamelijk thuis. Ook als de crisis voorbij is, zullen werknemers in toenemende mate thuis blijven werken. Dit brengt met zich mee dat fysiek contact op de werkvloer verandert naar digitaal contact vanuit huis. De vraag van werkgevers naar monitoringssoftware voor werknemers is sinds de coronacrisis behoorlijk toegenomen. Maar mag u een werknemer wel monitoren tijdens het thuiswerken? In dit artikel leest u hier meer over.

Naar aanleiding van de toenemende vraag naar ‘gluurapparatuur’ zijn er aan de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vragen gesteld. De minister heeft zich uitgelaten over de controle van werknemers en verwijst naar de regels die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt. De minister benadrukt dat het niet uit maakt of het werk thuis of op de werkplek plaatsvindt. De regels voor controle zijn in beide gevallen gelijk. U mag dus niet opeens intensiever gaan monitoren bij thuiswerken.

Aan de controle van werknemers zijn strikte voorwaarden gesteld om de privacy van werknemers te waarborgen. Bij een controle dient u zich in ieder geval te houden aan de volgende voorwaarden:

1. U moet goed kunnen beargumenteren waarom het noodzakelijk is om de werknemer te controleren.
2. U dient te beargumenteren waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het belang van de werknemer, namelijk het recht op privacy.
3. U dient de werknemer vooraf te informeren dat er gecontroleerd kan worden.
4. De ondernemingsraad van het bedrijf heeft op grond van de wet instemmingsrecht ten aanzien van voorgenomen besluiten van de werkgever inzake regelingen betreffende personeelsvolgsystemen.

Voert u een heimelijke controle uit, dat wil zeggen een controle zonder dat de werknemer dit weet, dan gelden er naast de ‘gewone’ voorwaarden nog extra voorwaarden. De extra voorwaarden voor een heimelijke controle zijn als volgt:

1. U dient een redelijke verdenking te hebben dat één of meerdere werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is (bijvoorbeeld diefstal of fraude).
2. U kunt niet anders dan heimelijk controleren omdat het u niet lukt, ondanks allerlei inspanningen, om een einde te maken aan hetgeen dat strafbaar of verboden is.
3. De heimelijke controle is incidenteel en mag dus alleen uitgevoerd worden in een vooraf bepaalde periode. Continu monitoren mag niet.
4. U dient de betrokken werknemer(s) achteraf altijd over de heimelijke controle te informeren. Dit geldt zelfs als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was.
5. Wanneer u voor de eerste keer een heimelijke controle uitvoert dient u in sommige gevallen eerst een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren.

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat het per geval en per sector kan verschillen wat wel en niet mag. Heeft u vragen over de controle van uw werknemers? Neem dan contact op met een van onze juristen via 085 – 773 26 66 of via advies@frontyr.nl.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel een vraag? Stel direct een vraag online...