Tijdens de coronacrisis werkt een groot gedeelte van uw werknemers thuis. Kunt u uw werknemers dan nog wel een onbelaste (reis)kostenvergoeding verstrekken? In onderstaand artikel leest u hoe u hiermee kunt omgaan. 

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Betaalt u aan uw werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding? Op grond van fiscale regelgeving geldt in beginsel dat:

• bij kortstondige afwezigheid van uw werknemer op de werklocatie, een onbelaste reiskostenvergoeding mag worden doorbetaald tijdens maximaal zes aaneengesloten weken;
• bij verwachte langdurige afwezigheid van uw werknemer op de werklocatie, een onbelaste reiskostenvergoeding mag worden doorbetaald tijdens de lopende en eerstvolgende kalendermaand.

De staatssecretaris van Financiën geeft echter in het beleidsbesluit van 14 april 2020 aan, dat het toepassen van de voorgaande regelgeving tijdens de coronacrisis tot ongewenste uitkomsten kan leiden. Middels het beleidsbesluit wordt daarom geregeld dat de werkgever voor de periode dat dient te worden thuisgewerkt vanwege de coronacrisis, mag blijven uitgaan van het reispatroon waar de vergoeding al op gebaseerd was. Kort gezegd zal de vaste reiskostenvergoeding dus niet worden belast, zolang de coronacrisis en het thuiswerken voortduren.

Overige kostenvergoedingen

Het beleid omtrent de overige vaste kostenvergoedingen is vooralsnog niet versoepeld. Daarom geldt voor deze overige vergoedingen de hiervoor genoemde fiscale regelgeving. Na de desbetreffende periode dienen de vergoedingen te worden stopgezet, belast te worden uitbetaald of komen ten laste van uw vrije ruimte van de werkkostenregeling. De kosten die blijven doorlopen tijdens het thuiswerken, zoals bijvoorbeeld een lidmaatschap op vakliteratuur, kunt u wel onbelast blijven vergoeden.

Onbelast bekostigen van werkplekaanpassingen

De Arbeidsomstandighedenwet maakt de werkgever verantwoordelijk voor een ergonomische inrichting van de werkplek. U kunt hierdoor sommige werkplekaanpassingen onbelast vergoeden  binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling, zonder dat dit ten laste komt van uw vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan een bureaustoel voor uw thuiswerkende werknemer.

Laptop, telefoon en internet

Kan de verstrekking of terbeschikkingstelling van voorzieningen zoals een laptop, telefoon en internet ook onbelast gebeuren tijdens het thuiswerken? Ja, dat is tevens een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling en komt dus niet ten laste van uw vrije ruimte. Dit geldt alleen als wordt voldaan aan het ‘noodzakelijkheidscriterium’. Dat is het geval als:

• de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden; en
• u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan uw werknemer; en
• uw werknemer de voorziening inlevert, of de restwaarde aan u betaalt indien hij besluit de voorziening te houden.

Let er goed op dat u de verstrekking of terbeschikkingstelling van voorzieningen tijdig stopt, zodra dit niet meer noodzakelijk is. Werkt uw werknemer na afloop van de coronacrisis weer volledig op de werklocatie, dan kunt u bijvoorbeeld niet meer het internetabonnement van de werknemer onbelast blijven vergoeden.

Vraagt u zich af of u een onbelaste (reis)kostenvergoeding moet stoppen of twijfelt u aan het onbelast verstrekken van middelen? Neem dan contact op met de juristen van Frontyr via: 085 – 773 26 66 of advies@frontyr.nl.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel een vraag? Stel direct een vraag online...