Staat de coronacrisis de inzet van een mediationtraject in de weg?

 |   |  Share: 

De getroffen overheidsmaatregelen in verband met het coronavirus maken het momenteel lastig, dan wel onmogelijk, om op de gebruikelijke wijze invulling te geven aan een mediationtraject. De afstandsregels staan veelal in de weg aan fysieke aanwezigheid van partijen aan de mediationtafel. De juristen van Frontyr krijgen regelmatig de vraag voorgelegd of de inzet van mediation op afstand nu wordt verwacht.

Conflicten waar Frontyr in haar praktijk mee te maken krijgt, zijn met name conflicten in de arbeidssfeer, al dan niet in combinatie met (geclaimde) arbeidsongeschiktheid van de betrokken werknemer. Zowel van de werkgever als de werknemer wordt verwacht dat zij zich inspannen om het arbeidsconflict op te lossen. Het inzetten van een mediationtraject kan daartoe zijn aangewezen. Of mediation op afstand, bijvoorbeeld online of telefonisch, moet worden ingezet is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval. Daarbij is van belang dat de Mediatorsfederatie kwaliteitsregister Nederland (Mfn) zich al in algemene bewoordingen over dit vraagstuk heeft uitgelaten.

Aanwijzingen Mfn

De Mfn meent dat haar terughoudendheid is geboden omdat het register zo’n 3000 mediators kent die een zeer diverse en uiteenlopende praktijk voeren. De registermediators hebben zich te houden aan de Mfn-reglementen en modellen, maar bepalen zelf hoe zij daar in de praktijk invulling aan geven. Een mediator mag er ook voor kiezen een mediationbijeenkomst op afstand te organiseren. De Mfn heeft de mediators echter, in het kader van de coronacrisis, een aantal punten onder de aandacht gebracht. Zo moeten mediators steeds nagaan of de aard van de zaak en de deelnemers wel geschikt zijn voor bijvoorbeeld digitale mediation. Vooraf moet worden bepaald met welk programma er gewerkt zal worden, of de deelnemers daarmee over weg kunnen, of het beeld en geluid goed werken en het programma voldoende is beveiligd. Verder moet steeds worden nagegaan of de regels omtrent vertrouwelijkheid wel voldoende in acht worden genomen. Er mogen bijvoorbeeld geen andere mensen dan de officiële deelnemers in de ruimte aanwezig zijn en het maken van opnamen is verboden. De mediator dient er voorts voor te zorgen dat alle partijen de vereiste documenten, zoals de mediationovereenkomst en de geheimhoudingsverklaring, ondertekenen. Het Mfn raadt het zetten van de ‘gewone elektronische handtekening’ (zoals een gescande handtekening) af omdat daar weinig of geen waarborgen aan zijn verbonden en vervalsing eenvoudig is. Geadviseerd wordt om bij het op afstand ondertekenen van documenten steeds een gekwalificeerde elektronische handtekening te gebruiken, omdat die juridisch gezien gelijk is aan een gewone ‘natte’ handtekening.

Inzet mediation tijdens re-integratie

Wat nu als de inzet van een mediationtraject in het kader van de re-integratie door de bedrijfsarts is geadviseerd en de mediator, na het voeren van de intakegesprekken, meent dat de zaak zich niet leent voor mediation op afstand? Is het achterwege laten van dat traject voor het UWV een reden om een loonsanctie op te leggen? Het UWV heeft in verband met de coronacrisis de Werkwijzer Poortwachter aangevuld, zie daarover onze blog ‘Re-integratieverplichtingen: UWV minder strikt tijdens de coronacrisis’. Het UWV verwacht dat werkgevers en werknemers waar mogelijk op afstand re-integratie-inspanningen leveren. Meer dan het redelijke wordt echter niet verwacht. Als een re-integratie-inspanning door de coronacrisis niet kan worden geleverd, is het belangrijk dat dit bij de WIA-aanvraag, middels een begeleidend schrijven bij het re-integratieverslag, goed gemotiveerd naar voren wordt gebracht. Het UWV bepaalt of hetgeen er wordt aangevoerd plausibel is en is dan bij haar beoordeling coulanter dan normaal. De juristen van Frontyr kunnen u helpen bij het opstellen van zo’n begeleidend schrijven.

Heeft u nog vragen over de inzet van mediation op afstand of wenst u in een mediationtraject juridisch te worden bijgestaan? Neemt u dan gerust contact op met één van de juristen van Frontyr via het telefoonnummer 085 – 773 26 66 of mail naar advies@frontyr.nl.



Heeft u naar aanleiding van dit artikel een vraag? Stel direct een vraag online...