Gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling voor thuiswerkvergoeding

 |   |  Share: 

Dat veel werkgevers het thuiswerken ook na corona mogelijk maken, is niets nieuws. Veel werknemers en werkgevers willen afspraken maken om na de crisis (deels) thuis te blijven werken. Daarvoor introduceert het kabinet per 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 per dag. Wij vertellen u graag meer over hoe dit eruit komt te zien.

Met de voorgestelde maatregel wordt bereikt dat een vergoeding voor thuiswerkkosten vrij van loonheffingen kan worden toegekend. Bij de vaststelling van de thuiswerkvergoeding is rekening gehouden met specifieke kosten als extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Geen rekening is gehouden met andere thuiswerkgerelateerde kosten die al met toepassing van een andere gerichte vrijstelling onbelast kunnen worden vergoed, zoals kosten van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, enzovoort.

Het voorstel

Om u als werkgever de mogelijkheid te bieden de kosten ten gevolge van het thuiswerken aan uw werknemers te vergoeden, stelt het kabinet het volgende voor:

  • De vergoeding wordt vastgesteld op maximaal € 2,- per thuisgewerkte dag of deel daarvan.
  • De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen voor deze thuiswerkvergoeding.
  • Daarnaast blijft de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.
  • De werkgever kan per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding aan de werknemer vergoeden.

Voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek van toepassing zijn. De vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding kan weliswaar ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Voor het andere deel kan er dan echter geen vrijstelling voor reiskostenvergoeding worden toegepast. Het is in dit geval de keuze van de werkgever om ofwel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkostenvergoeding, ofwel de gerichte vrijstelling voor reiskosten toe te passen.

Werkt uw werknemer op een dag gedeeltelijk thuis, maar maakt hij daarnaast ook een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer? In dat geval is de toepassing van beide vrijstellingen wél mogelijk. Dit betekent dat u de door uw werknemer gereisde kilometers van bijvoorbeeld een klantbezoek onbelast kan vergoeden op declaratiebasis als de werknemer deze reis vanuit zijn thuiswerkplek maakt, zonder dat hiervoor de thuiswerkkostenvergoeding hoeft te worden aangepast.

Het toekennen van een vaste vergoeding

Wellicht dat u met uw werknemers reeds afspraken heeft gemaakt over het aantal dagen waarop zij thuis zullen gaan werken. Deze afspraken kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door u onbelast te vergoeden kosten. Als u bijvoorbeeld met een werknemer afspreekt dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, dan kunt u op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding leidt in dit geval niet direct tot een aanpassing van de vaste vergoeding. Dit volgt uit de zogenoemde 128-dagenregeling.

Thuiswerkprotocol

Wij raden u aan uw beleid ten aanzien van thuiswerken op te nemen in een thuiswerkprotocol. Hierin kunt u ook algemene regels stellen ten aanzien van de verhouding thuiswerken en werken op kantoor, alsmede de (vaste) thuiswerkvergoeding. Op deze manier creëert u duidelijkheid voor al uw werknemers. Dit voorkomt discussies op de werkvloer.

 

Wilt u net als vele andere werkgevers een thuiswerkprotocol, speciaal op maat gemaakt voor uw onderneming? Wij helpen u graag hier graag bij. Hiervoor kunt u contact opnemen met één van onze juristen via 085 – 773 26 66 of advies@frontyr.nl.



Heeft u naar aanleiding van dit artikel een vraag? Stel direct een vraag online...